實體會議空間出租：探索實體會議空間出租的例子、好處和挑戰

實體會議空間出租不僅僅是一時的趨勢，它是企業長期發展的一部分。根據2022年的Zippia調查，幾乎四分之三的美國公司（74%）正在使用或計劃使用永久的實體會議空間出租模式。問題是，什麼樣的安排選項最適合你的組織？有幾個選擇可以考慮。

本文探討了實體會議空間出租的關鍵話題，包括：

• 什麼是實體會議空間出租？

• 比較三種工作模式

• 實體會議空間出租的類型

• 實體會議空間出租的好處

• 實體會議空間出租的挑戰

理解實體會議空間出租

實體會議空間出租是一種結合了兩種最常見工作方式的模式：面對面和遠程工作。通過實體會議空間出租，員工不需要每天都在辦公室，但也不會完全遠程工作。員工可能會被要求在特定時間到辦公室（如星期一、星期二和星期三），或者可以完全自主選擇何時來辦公室和何時遠程工作。

比較三種工作模式

讓我們仔細看看三種最常見的工作模式以及它們為員工創造的體驗。

辦公室工作時間表

員工全職在辦公室工作，除了偶爾的特殊情況導致他們不能這樣做。

遠程工作時間表

所有員工在家工作或從不同地點遠程工作，而不是在實體辦公室。團隊成員可能會在一年中的活動或會議中見面。

實體會議空間出租

這種方法結合了其他兩種模式。某些日子，員工會在家工作，而在其他日子他們會按照特定結構在辦公室工作。

雖然實體會議空間出租並不新鮮，但大多數公司在過去幾年才開始接受這個日益增長的趨勢。在2017-2018年，只有25%的工薪和薪水工人至少偶爾在家工作。今天，33%的人在實體會議空間出租環境中工作。

實體會議空間出租的類型

有幾種方式可以實施實體會議空間出租模式。查看這些選項，找出最適合你的團隊的方式。

分隊模式

這種時間表允許一個團隊擁有不同的永久工作地點，如一些團隊成員在辦公室工作，而其他人在遠程工作。整個團隊也可能指定每週的一天在辦公室見面。

分週模式（3:2模式）

員工在辦公室工作3天，在家工作2天。這項政策允許所有人在同一時間在辦公室工作，並且仍然享受在家工作的某些好處。

輪班/錯峰時間表

這種嚴格的分組時間表要求小組員工在指定的時間進入辦公室和離開。這些時間表在基於輪班的工作中最為常見，尤其是在業務可能以減少容量運營但仍需要一些團隊成員始終在辦公室時。

一週進，一週出

員工進入辦公室一週，專注於需要在現場完成的任務。下一週，他們可以遠程工作。這種實體會議空間出租時間表的變體也可能允許一週在辦公室，然後幾週在家工作。

彈性（或隨意）

團隊成員可以隨時選擇他們的工作環境、工作時間或兩者兼而有之。只要工作完成，員工可以自由選擇。這種選項可能需要特定系統才能順利運行。例如，員工可能需要預定辦公室空間的流程，以防他們計劃進入辦公室。

同步與非同步

同步通信需要實時接觸。雖然員工可能在不同地點工作，但他們會同時參加會議。如果你的團隊分布在全球各地，找到一個適合所有人的時間可能會具有挑戰性，但在線平台使這種方法比以往任何時候都更可行。

非同步通信發生在員工自己的時間內，可以在任何地點進行。對於非緊急對話，像電子郵件或消息應用程序這樣的非同步渠道可以保持你的團隊連接，同時保持時間表的靈活性。

實體會議空間出租的好處

好奇實體會議空間出租模式對你的公司或員工有什麼好處嗎？以下是一些你可以期待的好處：

降低運營成本

許多人在考慮實體會議空間出租時，會想到它如何影響員工，但工人並不是唯一看到好處的人。根據Robin的2023年辦公室空間報告，91%的企業正在使用實體會議空間出租模式來削減成本。

減少辦公空間和設備允許組織節省資金，許多公司計劃繼續削減。該報告顯示，69%的工作場所領導者計劃明年將他們的辦公面積減少一半或更多。

提高生產力

堅持嚴格的時間表可能看起來是確保生產力的最佳方式，但研究表明這可能不是最佳方法。事實上，根據麥肯錫2023年的實體會議空間出租報告，所有被調查的國家中，員工都將提高生產力作為選擇彈性工作模式的主要原因。

改善員工的身心健康

隨著越來越多的人改變他們的工作方式，他們已經意識到減少在辦公室時間的影響。

根據美國心理學會2023年的《美國工作調查》，85%的實體會議空間出租員工報告說他們比面對面工作的人更可能對工作感到滿意。而在同一調查中，67%的員工表示他們在實體會議空間出租環境中更可能保持健康的工作生活和個人生活平衡。

但在實體會議空間出租環境中感到快樂不僅僅依賴於靈活的時間表。雇主也可能實施支持員工福祉的配套策略和福利。

例如，公司可以將以下福利作為實體會議空間出租模式的一部分：

• 虛擬健康計劃：提供在線健身課程或冥想課程，幫助實體會議空間出租員工保持身心健康。

• 心理健康資源：提供遠程心理治療服務和心理健康支持小組和工具。

• 防止孤立和促進連接的措施：像虛擬團隊建設練習或數字社交活動這樣的策略可以幫助減少實體會議空間出租員工的孤立感，並促進社區感。

• 員工所在地點的膳食計劃：通過Uber for Business提供膳食計劃可以幫助增強實體會議空間出租工作體驗，讓員工隨時隨地享用健康餐食。

降低員工流動率

員工流動率是各行各業企業的一個重大問題，高水平的流動率會消耗時間和資源。平均而言，當公司允許員工至少有時候遠程工作時，他們的流動率會降低12%。這在企業間競爭吸引優秀員工時至關重要。

實體會議空間出租的挑戰

即使實體會議空間出租有這麼多好處，也會有挑戰。考慮在長期採用這一結構前如何應對這些挑戰。

通信問題

工作靈活性是一件好事，但它也有其缺點。當你不能隨時進入同事的辦公室問問題時，你需要知道如何聯繫他們。員工還必須知道在利用你的實體會議空間出租模式時對他們的期望是什麼。否則，必然會有溝通不暢和延誤。

為防止這種情況，投資於特定的通信和協作工具，使員工無論在哪裡工作都能輕鬆聯繫和協作。

例如，決定使用哪些項目管理、客戶關係管理、視頻會議和聊天工具，然後為每個員工設置獨特的個人資料，並提供有效使用這些工具的培訓。

你還可能需要建立在現場和遠程員工實時聯繫的流程。這將確保每個人都能協作並參加會議。

團隊成員倦怠

在員工在家工作的日子，他們可能很難知道什麼時候該關機。這可能導致過度工作問題，並可能導致員工更快地感到倦怠。

為避免這種情況，領導者可以考慮建立明確的工作時間政策，確保員工即使在家工作也有明確的開始和結束工作時間。

此外，鼓勵使用像自動提醒或下班檢查信息這樣的工具，以加強健康的工作界限。這些做法幫助遠程工作者更好地管理他們的時間，並減少倦怠風險。

士氣低落

人們一生中三分之一的時間都在“工作”，根據葛底斯堡學院的說法，但當這些工作並不總是與其他人同在一個地方時會發生什麼？

實體會議空間出租可能使創建你想要的公司文化和提高士氣變得困難。員工可能會感到與他人脫節，並且在實體會議空間出租方法中感到孤立。這使得找到創造連接的方式變得更加重要，給員工空間和時間建立人際關係。

為了增強連接和提高士氣，考慮舉辦定期的虛擬咖啡休息時間，讓團隊成員像在實體辦公室中一樣互動。此外，提供實體會議空間出租工作坊或團隊培訓課程促進學習，並允許員工互動，不論他們的實際位置如何。

IT成本和網絡安全風險

根據Zippia的調查，隨著公司調整到遠程或實體會議空間出租時間表的新現實，公司的IT費用在2020年至2021年間上升了近7%。

組織需要確保員工無論在哪裡工作都能擁有安全的工具和系統。他們還需要更加關注他們的工作設備和實體會議空間出租環境中存在的安全風險。

為了增強安全性，在員工訪問公司數據和系統時實施多因素身份驗證。還可以提供強制性的網絡安全培訓課程，幫助員工了解最新的安全威脅和安全實踐。最後，確保所有設備和軟件都更新到最新的安全補丁和系統更新可以幫助保護免受漏洞攻擊。

現場選項為現代工作日提供解決方案

為了每天促進協作的最佳體驗，可以考慮使用交通方便的會議租用工作場所作為將混合團隊聚集在一起的選項。

在桃園高鐵附近租用會議室的好處

為了最大化實體會議的優勢，可以考慮在交通便利的地點租用會議室。桃園高鐵附近就是一個絕佳的選擇。

• 這裡的交通可及性高，方便來自不同地區的參與者。

• 新光影城附近有豐富的飲食選擇，會議之餘可以享受各種美食，讓會議體驗更加愉快。

• 此外，租用會議室能夠有效降低會議成本，提供專業的會議環境。

了解更多關於租用會議室的資訊，可以參考以下連結：桃園高鐵會議室租借

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